Exemplo de régua de cobrança

exemplo de régua de cobrança

Exemplo de régua de cobrança

Ter um exemplo de régua de cobrança ajuda a visualizar como a empresa pode organizar seus contatos com clientes antes e depois do vencimento.

Muitas empresas sabem que precisam cobrar melhor, mas não sabem exatamente por onde começar.

A régua de cobrança resolve esse problema porque cria uma sequência de ações planejadas. Ela define o momento do contato, o canal utilizado, o tom da mensagem e o objetivo de cada etapa.

Antes de aplicar um modelo pronto, é importante entender que cada empresa pode adaptar a régua conforme sua carteira, segmento e perfil de cliente.

Leia sobre: Régua de cobrança eficiente.

Exemplo de régua de cobrança pronta

Abaixo está um modelo simples de régua de cobrança que pode ser adaptado para diferentes empresas.

Momento Canal sugerido Objetivo
5 dias antes do vencimento E-mail ou WhatsApp Lembrar o cliente sobre o vencimento
1 dia antes do vencimento WhatsApp ou SMS Reforçar o compromisso
Dia do vencimento WhatsApp Facilitar o pagamento
1 dia após o vencimento WhatsApp ou telefone Avisar sobre o atraso
3 dias após o vencimento Telefone ou WhatsApp Entender o motivo do atraso
7 dias após o vencimento Telefone Negociar regularização
15 dias após o vencimento Telefone e e-mail Formalizar tentativa de acordo
30 dias após o vencimento Ação avançada Encaminhar para etapa mais firme

Esse é apenas um exemplo. A empresa pode aumentar ou reduzir etapas conforme sua necessidade.

Etapa 1: lembrete antes do vencimento

A primeira etapa da régua deve ser preventiva.

O objetivo não é pressionar o cliente, mas lembrá-lo de que existe um compromisso financeiro próximo do vencimento.

Essa etapa ajuda a evitar atrasos causados por esquecimento, perda de boleto ou falta de organização.

A mensagem pode ser simples:

“Olá, tudo bem? Estamos passando para lembrar que seu vencimento está próximo. Caso precise da segunda via ou tenha alguma dúvida, estamos à disposição.”

Esse tipo de comunicação é leve, profissional e eficiente.

Etapa 2: contato no dia do vencimento

No dia do vencimento, o contato deve facilitar o pagamento.

A empresa pode enviar o boleto, código de pagamento ou orientação para regularização.

O ideal é remover barreiras. Quanto mais fácil for para o cliente pagar, maior a chance de recebimento.

Uma boa mensagem de cobrança deve ser objetiva, educada e clara.

Etapa 3: primeiro contato após o atraso

Se o vencimento passou e o pagamento não foi identificado, a régua entra na fase de atraso.

Nesse momento, o tom ainda pode ser amigável.

A empresa deve informar que não identificou o pagamento e perguntar se o cliente precisa de ajuda.

Essa abordagem evita desgaste e abre espaço para entender o motivo do atraso.

Etapa 4: contato de negociação

Após alguns dias de atraso, a cobrança precisa ser mais direcionada.

O operador pode ligar para o cliente, entender a situação e oferecer opções de regularização.

Essa etapa é importante porque nem todo cliente inadimplente deixará de pagar. Muitos apenas precisam de uma alternativa viável.

A régua deve prever quando o caso sai da cobrança automática e passa para uma negociação humana.

Etapa 5: acompanhamento de promessa de pagamento

Um erro comum na cobrança é registrar uma promessa de pagamento e não acompanhar se ela foi cumprida.

Por isso, a régua precisa ter uma etapa específica para esse acompanhamento.

Se o cliente prometeu pagar em determinada data, o sistema ou a equipe deve gerar um alerta.

Caso o pagamento não aconteça, o contato precisa ser retomado rapidamente.

Como adaptar a régua para sua empresa

O exemplo acima pode ser ajustado conforme alguns fatores:

  • valor da dívida;
  • tempo médio de atraso;
  • perfil do cliente;
  • canal mais eficiente;
  • volume de títulos;
  • tamanho da equipe;
  • política de negociação.

Empresas com grande volume de clientes podem usar mais automação. Empresas com carteiras menores podem ter uma atuação mais consultiva.

O importante é que a régua seja clara, registrada e acompanhada.

Régua manual ou automatizada?

É possível começar com uma régua manual, mas ela tende a perder eficiência quando o volume cresce.

A régua automatizada permite disparar mensagens, organizar etapas e registrar contatos com muito mais controle.

Isso evita esquecimentos e ajuda a equipe a focar nos clientes que realmente precisam de atendimento humano.

Como a régua ajuda a reduzir inadimplência

A régua de cobrança reduz inadimplência porque cria previsibilidade.

A empresa deixa de agir apenas quando percebe o problema e passa a acompanhar o cliente em cada etapa.

Com lembretes antes do vencimento, contatos após o atraso e acompanhamento de negociações, a cobrança se torna mais estruturada.

Conclusão

Um exemplo de régua de cobrança pronta ajuda a empresa a sair da cobrança improvisada e criar um processo mais organizado.

O modelo ideal deve combinar prevenção, contato rápido, negociação e acompanhamento.

Com tecnologia, esse fluxo se torna ainda mais eficiente, permitindo automação, controle de histórico e análise de resultados.

Com o MaxSmart da Calltech, sua empresa pode criar réguas de cobrança, automatizar contatos e acompanhar cada etapa da carteira.

Organize sua cobrança com mais inteligência e aumente a recuperação de crédito.

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Cobrança preventiva: como evitar atrasos antes que aconteçam

cobranca preventiva

Cobrança preventiva: como evitar atrasos antes que aconteçam

A cobrança preventiva é uma das estratégias mais eficientes para reduzir inadimplência.

Diferente da cobrança tradicional, que começa apenas depois do atraso, a cobrança preventiva atua antes do vencimento. O objetivo é lembrar o cliente, facilitar o pagamento e evitar que o atraso aconteça.

Essa prática é especialmente importante para empresas que trabalham com mensalidades, parcelas, contratos recorrentes ou grande volume de títulos a receber.

Quando bem aplicada, a cobrança preventiva melhora o fluxo de caixa, reduz retrabalho e torna a relação com o cliente mais organizada.

Leia também: como reduzir inadimplência nas empresas.

O que é cobrança preventiva?

Cobrança preventiva é o conjunto de ações realizadas antes do vencimento de uma dívida ou compromisso financeiro.

Ela pode incluir envio de lembretes, mensagens automáticas, confirmação de recebimento de boleto, avisos por WhatsApp, SMS, e-mail ou contato telefônico.

A ideia não é pressionar o cliente. É ajudá-lo a lembrar do compromisso e resolver possíveis dificuldades antes que a dívida fique vencida.

Por que a cobrança preventiva funciona?

Muitos atrasos acontecem por motivos simples.

O cliente esqueceu a data de vencimento, não encontrou o boleto, mudou de e-mail, perdeu a mensagem ou teve dúvida sobre o pagamento.

Nesses casos, uma comunicação antecipada pode evitar que o problema se transforme em inadimplência.

Além disso, quando a empresa se comunica antes do vencimento, transmite mais organização e profissionalismo.

Quando iniciar a cobrança preventiva?

A cobrança preventiva pode começar alguns dias antes do vencimento.

A empresa pode definir uma régua de comunicação, por exemplo:

  • lembrete antes do vencimento;
  • aviso no dia do vencimento;
  • comunicação logo após o atraso;
  • nova tentativa em caso de não pagamento;
  • encaminhamento para negociação, se necessário.

Essa sequência ajuda a manter o cliente informado e evita que a equipe dependa de ações manuais.

Quais canais usar na cobrança preventiva?

Os canais mais usados na cobrança preventiva são WhatsApp, SMS, e-mail e telefone.

Cada canal tem uma função.

O e-mail pode ser usado para comunicações mais formais. O SMS pode funcionar bem para lembretes rápidos. O WhatsApp tende a ser útil pela agilidade. O telefone pode ser reservado para casos mais importantes ou clientes estratégicos.

O ideal é que a empresa tenha controle sobre todos os contatos realizados.

Veja também como reduzir inadimplência com cobrança inteligente.

Como automatizar a cobrança preventiva?

A automação é uma grande aliada da cobrança preventiva.

Com um sistema de cobrança, a empresa pode programar mensagens, segmentar clientes, acompanhar retornos e registrar interações automaticamente.

Isso evita esquecimentos e garante que o cliente seja acionado no momento certo.

A automação também ajuda a equipe a focar em casos que realmente precisam de negociação.

Cuidados na cobrança preventiva

Mesmo sendo uma ação antecipada, a cobrança preventiva precisa ser bem planejada.

A comunicação deve ser clara, respeitosa e objetiva.

Evite excesso de mensagens, linguagem agressiva ou abordagens que possam gerar desconforto.

O objetivo é facilitar o pagamento, não criar atrito com o cliente.

Conclusão

A cobrança preventiva é uma estratégia essencial para empresas que desejam reduzir inadimplência.

Ao agir antes do atraso, a empresa melhora o controle financeiro, diminui retrabalho e aumenta as chances de receber em dia.

Com processos bem definidos e tecnologia adequada, a cobrança preventiva deixa de ser uma ação manual e passa a fazer parte de uma operação inteligente.

O MaxSmart da Calltech permite organizar réguas de cobrança, automatizar contatos e acompanhar a carteira com mais eficiência.
Conheça uma forma mais inteligente de prevenir atrasos.

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Sua empresa nao consegue reduzir inadimplencia

reduzir inadimplência

Por que sua empresa não consegue reduzir inadimplência

Muitas empresas tentam reduzir inadimplência, mas continuam enfrentando os mesmos problemas todos os meses: clientes atrasando, equipe sobrecarregada, falta de controle e dificuldade para recuperar valores em aberto.

Em alguns casos, o problema não está na falta de cobrança. A empresa cobra bastante, faz ligações, envia mensagens e acompanha os clientes. Mesmo assim, os resultados não melhoram.

Isso acontece porque reduzir inadimplência não depende apenas da quantidade de contatos realizados. Depende da qualidade do processo de cobrança.

Quando a cobrança é desorganizada, sem estratégia e sem acompanhamento, a empresa trabalha muito, mas recupera pouco.

Confira o guia completo sobre como reduzir inadimplência nas empresas.

Falta de processo definido

Um dos principais motivos que impedem a redução da inadimplência é a falta de um processo claro.

Muitas empresas não têm uma regra definida para saber quando cobrar, por qual canal cobrar, quem deve cobrar e qual abordagem utilizar em cada situação.

Com isso, a cobrança passa a depender da memória da equipe ou da iniciativa individual de cada operador.

O resultado é uma operação irregular. Alguns clientes são cobrados rapidamente, outros ficam esquecidos, e muitos contatos não são registrados corretamente.

Ausência de cobrança preventiva

Outro erro comum é começar a cobrança somente depois do atraso.

Quando a empresa espera o vencimento passar para agir, ela perde uma grande oportunidade de prevenção.

A cobrança preventiva ajuda a lembrar o cliente antes do vencimento, confirmar se recebeu o boleto, identificar possíveis dúvidas e evitar atrasos simples.

Nem todo atraso acontece por má intenção. Em muitos casos, o cliente apenas esqueceu, perdeu o boleto ou teve alguma dificuldade no pagamento.

Leia também: cobrança preventiva: como evitar atrasos antes que aconteçam.

Falta de visão da carteira

Para reduzir inadimplência, a empresa precisa saber exatamente o que está acontecendo com sua carteira.

Isso inclui acompanhar valores em aberto, dias de atraso, clientes reincidentes, promessas de pagamento e negociações em andamento.

Sem essa visão, a gestão toma decisões no escuro.

A equipe pode gastar tempo cobrando casos de baixa prioridade enquanto títulos mais importantes ficam parados. Também pode perder oportunidades de negociação por falta de histórico.

Uso excessivo de planilhas

Planilhas podem ajudar no início, mas se tornam limitadas quando a operação cresce.

Elas dificultam o acompanhamento em tempo real, aumentam o risco de erro manual e não oferecem recursos adequados para automação, histórico e controle de produtividade.

Quando várias pessoas usam planilhas diferentes, a situação piora. As informações ficam espalhadas e a gestão perde confiabilidade nos dados.

Falta de acompanhamento dos operadores

Outra razão pela qual empresas não conseguem reduzir inadimplência é a falta de acompanhamento da equipe.

Sem indicadores, fica difícil saber:

  • quantos contatos foram realizados;
  • quais clientes foram cobrados;
  • quais operadores estão performando melhor;
  • quais canais geram mais retorno;
  • quantas promessas de pagamento foram cumpridas.

A cobrança precisa ser acompanhada como uma operação. Sem gestão, ela vira apenas uma rotina de tentativas.

Comunicação inadequada com o cliente

Cobrar não significa pressionar o cliente de qualquer forma.

Uma comunicação mal feita pode afastar o cliente, gerar desgaste e prejudicar a negociação.

A empresa precisa adaptar a abordagem conforme o perfil do cliente, o tempo de atraso e o histórico de relacionamento.

Clientes em atraso recente podem receber uma comunicação mais leve. Já casos mais antigos exigem uma abordagem mais direta e estruturada.

Conclusão

Sua empresa pode não estar conseguindo reduzir inadimplência porque o problema não está apenas no cliente. Muitas vezes, está no processo.

Sem organização, prevenção, controle da carteira, histórico e indicadores, a cobrança perde força.

Com uma operação mais estruturada e o apoio de um sistema especializado, a empresa consegue atuar de forma mais inteligente, reduzir atrasos e melhorar a recuperação de crédito.

O MaxSmart da Calltech ajuda empresas a organizar a cobrança, acompanhar a carteira e aumentar a eficiência da recuperação de crédito.
Conheça uma forma mais inteligente de reduzir inadimplência.

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